Projektin aikana pilotoidaan Oulun kaupungille asennettu sähköisen asioinnin järjestelmä. Ensimmäisessä vaiheessa järjestelmä helpottaa ja nopeuttaa lähinnä Oulun kaupungin yli 9000 työntekijän asioiden käsittelyä siirtämällä henkilöstöhallinnon virkavapaus- ja sairauspoissaolohakemusten käsittelyprosessi sähköisen asioinnin piiriin.

Mikäli järjestelmä otetaan jatkossa laajempaan tuotantokäyttöön, voidaan sillä kuvata ja toteuttaa minkä tahansa lomakkeen tietosisältömallit, ulkoasu(t) ja lomakkeen käsittelyprosessi. Järjestelmä mahdollistaa joustavat monihaaraiset käsittelyprosessit, jossa hakemus, raportti tai muu lomake voidaan palauttaa takaisin, kääntää toiselle käsittelijälle tai päättäjälle joko automaattisesti tai prosessiin osallistujan toimesta missä tahansa prosessin vaiheessa tietojen täydennystä varten. Järjestelmä tiedottaa käyttäjiä ja hakijaa prosessin edistymisestä. Prosessien omistajille järjestelmä tuottaa monipuolista tietoa prosessien sujuvuudesta ja mahdollisista pullonkauloista. Tiedonkulun nopeuttaminen ja käsittelyaikojen vähentäminen ovatkin konkreettisimpia hyötyjä järjestelmää käyttäville kaupungin työntekijöille.


"Pilottivaiheessa järjestelmään kuuluvilla työkaluilla mallinnetaan prosessi, jonka päälle istutetaan tiedonkäsittelylomakkeet. Pilottivaiheeseen kuuluu työkalun lisäksi yhden prosessin mallinnus (sairauslomahakemus) ja siihen kuuluvien lomakkeiden teko. Asiointijärjestelmään tunnistaudutaan OuluCardin avulla ja lomakkeelle haetaan esitäyttötiedot henkilöstöhallinnon tietojärjestelmästä. Oulun kaupungin tarkoituksena on mallintaa muitakin prosesseja. Järjestelmän selkeimpinä hyötyinä Oulun kaupunki näkee kustannussäästöt, sähköisen asioinnin edistämisen, tietokannoissa olevien tietojen hyödyntämisen ja arkistoinnin helpottumisen (luopuminen paperien arkistoinnista)." sanoo projektipäällikkö Kirsti Mattila.


"Varsinkin Oulun kaupungin kaltaisissa suuremmissa organisaatioissa henkilöstöhallinnon prosessit ovat otollinen kohde aloittaa sähköisen hallinnon kehittäminen, sillä niiden käsittelyprosesseissa on mahdollista saavuttaa samaa mittaluokkaa olevia kustannustehokkuusparannuksia kuin esimerkiksi sähköisessä ostolaskujen käsittelyssä. Kuntasektorin 400.000 työntekijän sairauspoissaolot työntekijää kohden mitattuna ovat 16-17 päivää vuodessa ja niiden aikana täytetään yli miljoona sairauspoissaolohakemusta. Jo tämän yhden lomakkeen käsittelyaikojen vähentämisestä on siis mahdollista vapauttaa merkittävä määrä kuntien resursseja muihin palveluihin. Vuoteen 2010 mennessä tämänkaltaiset järjestelmät muuttavat oleellisesti julkishallinnon palveluiden tuotantotapoja", sanoo Digital Artefacts Oy:n sähköinen asiointi liiketoiminnan kehityksestä vastaava Jouko Salonen.


”Kesällä 2004 perustettu Digital Artefacts ohjelmistoyritys koostuu kokeneista, e-Government-alueella kansainvälisesti tunnetuista osaajista. Rakennamme avoimien ja hajautettujen liiketoimintaprosessien hallintajärjestelmää, joka omassa kentässään edustaa kansainvälisesti johtavaa huipputeknologiaa ja pohjautuu avoimiin standardeihin ja perustaltaan avoimeen lähdekoodiin. Tämä lähestymistapa takaa, että pystymme tarjoamaan asiakkaillemme ylivoimaisen tuotteen, jossa yhdistyy parhaillaan erittäin nopeasti kehittyvän ja globaalisti innovoivan alan uusin osaaminen, asiakkaan suunnasta tulevat sovelluskohtaiset erityistarpeet sekä kokonaan uudella tasolla oleva integroitavuus olemassa oleviin järjestelmiin” sanoo Jussi Lemmetty, Digital Artefacts Oy:n toimitusjohtaja


Lisätietoja antavat:

Digital Artefacts Oy, Toimitusjohtaja Jussi Lemmetty puh. 044-301 1146

Oulun kaupunki, projektipäällikkö Kirsti Mattila puh. 044-703 1671